5 Gefahren bei ineffizienten Tools und Prozessen

Posted by Lori Haab | Jun 9, 2020 | | 0
Blog 5 Gefahren bei Tools

Nicht erst seit Corona Unternehmen dazu zwingt, Alternativen zur Mitarbeiterpräsenz an einem zentralen Ort zu finden, hat die Bedeutung von Homeoffice-Lösungen stetig zugenommen. Wenn Menschen an verschiedenen Standorten und zu unterschiedlichen Zeiten zusammen arbeiten, ist eine effiziente Collaboration-Strategie gefragt. Die grosse Zahl an entsprechenden Tools macht es jedoch nicht immer einfach, genau die informationstechnischen Instrumente zu finden, die am besten zu den eigenen Aufgaben und Bedürfnissen passen. Deshalb werden oftmals auch Tools auf die IT-Systeme aufgespielt, die am Ende mehr Schaden als Nutzen bringen. Eine gründliche Analyse der vorhandenen Werkzeuge auf ihre Relevanz und Effizienz hilft dabei, überflüssige und ineffiziente Applikationen zu lokalisieren und, sofern erforderlich, zu eliminieren. 

Die Verwendung von falschen Tools führt nicht selten zu einer massiven Reduzierung der Arbeitsgeschwindigkeit und damit zu einer insgesamt geringeren Arbeitsleistung. Wenn Mitarbeitende aufgrund der Vielzahl von Anwendungen innerhalb kürzester Zeit zwischen unzähligen Apps hin und her switchen, führt dies nicht selten zu Verwirrung und einer Verschwendung von Arbeitszeit. Sind diese eingesetzten Programme dann auch noch suboptimal aufeinander abgestimmt, wird das Problem noch grösser. Am Ende ist es nahezu unmöglich, bei der Vielzahl unterschiedlicher Anwendungen den Überblick zu behalten, sie stets auf einem aktuellen Stand zu halten und richtig zu koordinieren. Trotzdem ist es schwer, einmal installierte überflüssige Tools wieder los zu werden. Neuerungen und Veränderungen treffen bei den Mitarbeitenden häufig zunächst einmal auf Skepsis und Vorbehalte. Dennoch ist die Entwicklung einer klaren Collaboration-Strategie von entscheidender Bedeutung für eine effiziente Zusammenarbeit von Menschen an unterschiedlichen Standorten. Nur wenn die vorhandenen Werkzeuge auf die realen Bedürfnisse hin überprüft und entsprechend ausgerichtet werden, übersteigt am Ende der Nutzen einen möglichen Schaden, der durch überflüssige und nicht angepasste Tools hervorgerufen werden kann. 

Im Rahmen einer funktionierenden Collaboration-Strategie werden zunächst einmal die grössten Bedrohungen ausgemacht und neutralisiert. 

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Gefahr Nummer 1:

Unterschiedliche Datenbanken und Anwendungen
 

Werden Daten von Kunden und Unternehmen je nach Abteilung und Aufgabenbereich in unterschiedlichen Datenbanken gespeichert und in Anwendungen verarbeitet, die in anderen Unternehmensbereichen nicht genutzt werden, ist das Chaos kaum zu vermeiden. Wenn Änderungen in einem Datensystem nicht automatisch auf alle anderen übertragen werden, sind Probleme vorprogrammiert. Es entstehen spezifische Datensilos, die nicht miteinander kommunizieren und so zu erheblichen Behinderungen in der Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen führen.

Verhindert werden können diese Probleme durch die zentrale Speicherung aller Daten in einer Cloud, auf die alle Teams Zugriff haben. Wichtig ist dabei, eine Kompromisslösung zu finden, die möglichst weitgehend auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen eingeht. Einige Cloud-Lösungen ermöglichen individuelle Ansichten auf die Daten und kommen so den verschiedenen Interessen entgegen. Auch die Automatisierung von Prozessen und die Implementierung von flexiblen Schnittstellen hilft dabei, Fehlerquellen zu eliminieren. 

Gefahr Nummer 2:

Fehlender Informationsaustausch führt zu Mehrarbeit
 

Wenn in einer Abteilung neue Erkenntnisse gewonnen wurden, sollten möglichst alle relevanten Gruppen in einem Unternehmen ebenfalls davon profitieren. Fehlt in diesem Fall ein Werkzeug, diese Informationen anderen zugänglich zu machen, müssen diese Erkenntnisse in den einzelnen Abteilungen unter Umständen selbst erarbeitet werden. Das bedeutet Mehrarbeit, die durch geschickte Kommunikation verhindert werden kann. Die Optimierung der internen Kommunikation ist deshalb von entscheidender Bedeutung für den reibungslosen Ablauf von innerbetrieblichen Prozessen. In unvermeidlichen aber dennoch zeitraubenden Meetings sollte deshalb auf den Austausch überflüssiger Informationen verzichtet und eine Fokussierung auf die wirklich wichtigen Themen vereinbart werden. Darüber hinaus stellt die Schaffung von interdisziplinären Kommunikationskanälen eine wichtige Aufgabe bei der Optimierung des Informationsaustausches dar. 

Gefahr Nummer 3:

Fehlende Informationen
 

Wenn in der Führungsetage eines Unternehmens wichtige Entscheidungen getroffen werden, sollte dies im Idealfall unter der Berücksichtigung von relevanten Fakten und Erkenntnissen geschehen. Wird jedoch mit informationstechnischen Werkzeugen gearbeitet, die wenig effizient sind und sogar Prozesse verlangsamen, führt dies zu Informationslücken, die unter Umständen zu nicht optimalen oder sogar gänzlich falschen Entscheidungen führen. Um einen ungehinderten Informationsfluss über verschiedene Divisionen und Ebenen hinweg zu gewährleisten, ist die Implementierung eines kollaborativen Arbeitsmanagements erforderlich. Ein solches System ermöglicht es mit Hilfe von Dashboards und anderen Hilfsmitteln, über die engen Grenzen einzelner Abteilungen hinweg Transparenz zu schaffen, die allen Beteiligten entscheidende Vorteile beschert. Jeder Akteur hat damit stets einen Überblick über den aktuellen Stand und den Fortschritt eines Projektes. Darüber hinaus liefern konkrete Berichte den Entscheidungsträgern alle notwendigen Informationen in kompakter und damit leicht verständlicher Form. 

Gefahr Nummer 4:

Firmeninterne Konkurrenz
 

Nicht selten führen firmeninterne Konkurrenzkämpfe dazu, dass wichtige Informationen zurückgehalten und nur dem vertrauten Kreis des eigenen Teams zugänglich gemacht werden. Dieses Denken stört nicht nur das Betriebsklima, es führt letztendlich auch dazu, dass das Unternehmen als Ganzes Schaden nimmt. Vermieden werden solche Situationen durch maximale Transparenz und die Einführung einer Rechenschaftspflicht gegenüber den Kollegen und der Führungsebene. Mit den Mitteln der Objectives and Key Results (OKRs), die massgeblich zum Erfolg von Google beigetragen haben, lassen sich diese Konflikte auflösen. Grundsätzlich geht es bei den OKRs darum, das übergeordnete Unternehmensziel in den einzelnen Abteilungen transparent zu machen und dafür zu sorgen, dass die verschiedenen Teams ihre spezifische Aufgabe erkennen und ihre Arbeit mit den anderen Abteilungen koordinieren. Auf diese Weise erfährt jeder Mitarbeitende, wie er mit seiner persönlichen Leistung zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen kann. Darüber hinaus wird den verschiedenen Teams klar vor Augen geführt, dass sie nur gemeinsam gewinnen können und interne Eifersüchteleien den Erfolg gefährden. 

Gefahr Nummer 5:

Die Technik
 

Die Optimierung von Prozessen geht in der Regel mit der Anschaffung neuer Technik einher. Das Hinzufügen neuer Soft- und Hardware in bestehende IT-Systeme macht sie jedoch immer auch ein Stück komplexer und damit anfälliger. Der erhöhte technische Aufwand bedeutet immer auch ein gesteigertes Ausfallrisiko. Je spezieller eine Lösung für bestimmte Probleme und Anwendungen, desto höher die Kosten und der personelle Aufwand. Wenn anstelle einer konkreten Strategie zur Einführung effizienter Collaboration Tools ein unkoordinierter Ausbau des Systems mit unterschiedlichsten Werkzeugen und Anwendungen steht, dann führt dies unweigerlich zu einem Flickwerk, das kaum noch überschaubar ist. Die Aufgabe besteht also darin, Lösungen zu finden, die auf den verschiedenen Ebenen und in unterschiedlichen Richtungen funktionieren. Die Lösung liegt am Ende in integrativen Systemen, die über spezifische APIs alle Anwendungen miteinander verbinden und so Datenströme gezielt lenken und wichtige Informationen allen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. 

Mit innovativen Collaboration-Tools räumliche und zeitliche Grenzen überwinden
 

In einem modernen Unternehmen, in dem die Mitarbeitenden an unterschiedlichen Standorten oder immer öfter auch im Homeoffice an gemeinsamen Projekten arbeiten, sind innovative Collaboration-Tools ein unverzichtbares Hilfsmittel. Funktionieren können sie jedoch nur, wenn sie nach einer klaren Strategie zusammengefügt wurden. Die unkoordinierte sukzessive Einführung immer neuer Systeme führt dagegen zu immer mehr Problemen, die am Ende mehr schaden als nützen. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, bestehende Einrichtungen eingehend auf ihre Effizienz zu überprüfen, überflüssige Applikationen zu beseitigen und eine gezielte Strategie zum Aufbau eines funktionierenden Systems zu entwickeln.

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