5 Fragen zur erfolgreichen Einführung einer Projektmanagement-Software

Posted by Lori Haab | Jun 30, 2020 | | 0
Erfolgreiche Einführung Projektmanagement-Software

Gutes Content-Marketing lebt in erster Linie von motivierten und kreativen Mitarbeitenden. Motivation und Kreativität brauchen jedoch Freiräume, die in der täglichen Arbeit oftmals stark eingeschränkt sind. 

Monotone, stetig wiederkehrende Aufgaben lassen es in vielen Fällen nicht zu, dass Teammitglieder ihr vorhandenes Potenzial voll ausnutzen. Statt spannende neue Ideen und Konzepte zu entwickeln, wird wertvolle Arbeitszeit mit dem Führen von Tabellen oder ähnlich wenig befriedigenden Tätigkeiten vergeudet. Doch dieses Problem lässt sich lösen. Innovative Tools zum Content- und Projektmanagement sind in der Lage, wiederkehrende Aufgaben zu übernehmen und diese mit Hilfe von automatisierten Prozessen schnell und zuverlässig zu erledigen. Aufgrund der Fülle an entsprechenden Programmen und Anbietern ist es jedoch nicht immer ganz einfach, das passende Werkzeug für das eigene Unternehmen zu finden. Um das für die individuellen Bedürfnisse optimale Content-Management-System auszuwählen, sollten Sie sich zunächst einige grundlegende Fragen stellen. 

Brauche ich wirklich eine Projektmanagement-Software?
 

Bei jeder Entscheidung zu einer Anschaffung steht die Frage nach der Notwendigkeit an erster Stelle. Ob eine Investition tatsächlich erforderlich ist oder am Ende nur eine zusätzliche Belastung darstellt, sollte zuvor sorgfältig überprüft werden. Die zu erwartenden Vorteile sollten stets in einem  positiven Verhältnis zum finanziellen und organisatorischen Aufwand stehen. Aus diesem Grund ist es auch bei der Entscheidung für oder gegen eine Management-Software wichtig, sich intensiv mit allen Aspekten dieses Tools zu beschäftigen. Nur wenn alle Seiten eingehend beleuchtet wurden, ist es möglich, eine Entscheidung zu treffen, die sinnvoll und vor allen Dingen nachvollziehbar ist.

Dies ist umso wichtiger, als Veränderungen und neue Formen der Zusammenarbeit bei den Betroffenen nicht selten erst einmal auf Skepsis und Ablehnung stossen. Aber gerade bei einem Tool, das die unternehmensinterne Kooperation so nachhaltig verändert, ist es von essentieller Bedeutung, alle Teammitglieder mitzunehmen und von den zu erwartenden Vorteilen zu überzeugen.

Ob sich eine Management-Software auch für Ihr Unternehmen eignet, hängt in erster Linie davon ab, ob im Team oder allein gearbeitet wird. Während für Einzelkämpfer spezielle Tools zur Organisation von Aufgaben oftmals die bessere Lösung darstellen, bringen überall dort, wo mehrere  Menschen im Verbund zusammen agieren, Instrumente zur Projektsteuerung entscheidende Vorteile. 

Welche Vorteile bringt eine Content-Management-Software?
 

Die Anschaffung und Einführung einer Software für das Content- und Projektmanagement führt in der Regel zu einer Optimierung der teaminternen Kommunikation und dadurch zu einer konsequenteren Umsetzung der zu erledigenden Aufgaben. Die Mitarbeitenden werden von ungeliebten Routineaufgaben befreit und haben deshalb mehr Zeit, sich kreativ in die Projektarbeit einzubringen. Durch die grösseren Freiheiten steigen die Motivation und die Zufriedenheit in der Regel deutlich an. Trotz der ausgeweiteten Freiräume ermöglichen die Systeme aber auch eine umfassende Kontrolle des zuvor gemeinsam ausgearbeiteten Zeitplans und des zur Realisierung des Projekts zur Verfügung stehenden Budgets. Darüber hinaus wird durch die optimierte Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen die Transparenz von Entscheidungen und Vorgängen erhöht. Daraus ergibt sich ein besseres Verständnis für bestimmte Zusammenhänge und eine höhere Akzeptanz von spezifischen Entscheidungen. Dies hat zur Folge, dass Projekte pünktlich abgeschlossen und finanzielle Vorgaben eingehalten werden. Am Ende steigert das System die Effizienz und die Qualität der Arbeit und damit auch die Kundenzufriedenheit. 

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Wie finde ich die passende Projektmanagement-Software für mein Unternehmen?
 

Aufgrund der Vielfalt der Angebote stellt die Auswahl einer Software, die möglichst passgenau auf die eigenen Wünsche und Bedürfnisse zugeschnitten ist, eine besondere Herausforderung dar. Bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird, sollten deshalb die nach einer intensiven Recherche ausgemachten Favoriten einem eingehenden Test unterzogen werden. Anbieter wie Wrike oder HubSpot stellen Interessenten deshalb kostenlose Demoversionen zur Verfügung, mit denen die Systeme auf ihre spezielle Eignung für spezifische Situationen und der individuelle Nutzen überprüft werden können. Es empfiehlt sich jedoch, die Zahl der möglichen Alternativen stark zu begrenzen. Mehr als zwei oder maximal drei verschiedene Tools zu testen, macht die später zu treffende Entscheidung nicht leichter. Unter Umständen führt eine allzu unkonkrete Vorauswahl zu einer Überforderung, die es am Ende sogar nahezu unmöglich macht, die richtige oder überhaupt eine Entscheidung zu treffen. 

Welche Möglichkeiten gibt es, mit kostenlosen Programmen zu arbeiten?
 

Statt reine Demoversionen zur Entscheidungsfindung heran zu ziehen, haben einige Anbieter auch kostenlose Einstiegsversionen im Programm. Bei erkanntem Bedarf können diese um weitere, dann in der Regel kostenpflichtige, Features erweitert und so an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

So bietet etwa Wrike ein kostenloses Starterpaket mit zwei GB Speicherplatz an, mit dem kleinere Teams von maximal fünf Personen eine klar strukturierte gemeinsame To-do-Liste erstellen können. Wenn das Team wächst und die Projekte grösser werden, kann das Paket um eine vollständige Projektplanung erweitert werden. Gerade für KMUs und Start-ups eine gute Möglichkeit, mit geringem finanziellem Aufwand den Einstieg in die Welt der Projektmanagement-Tools zu wagen. 

Auch HubSpot bietet seine grundlegenden Dienstleistungen kostenlos an. Das Tracking von potenziellen Kunden und E-Mails ist mit der Gratisversion ebenso möglich wie die Planung von Meetings oder die Möglichkeit, Live-Chats durchzuführen. Auch ein Berichte-Dashboard sowie das Deal-Tracking und das Pipline-Management sind in dem Free-Paket enthalten. Dieses Angebot ist sowohl zeitlich als auch im Umfang unbegrenzt verfügbar. Wer sich auf diese Weise mit dem System vertraut gemacht und die für sein Unternehmen spezifischen Vorteile erkannt hat, kann auch hier weitere Leistungen hinzu buchen. Während das günstige Starterpaket unter anderem Tools zur Erfassung und Konvertierung von Leads enthält, ermöglicht das Enterprise genannte Topangebot für grössere Unternehmen die komplette Steuerung komplexer Projekte. Auch hier wächst das Management-Programm mit der Firma und den Aufgaben. 

Was sollte bei der Einführung der neuen Software beachtet werden?

 

Wichtigste Voraussetzung bei der Einführung einer Content- und Projektmanagement-Software ist die frühzeitige Einbeziehung all jener, die am Ende mit dem System arbeiten. Damit das neue System akzeptiert und genutzt wird, muss klar zu erkennen sein, welche Vorteile mit den Neuerungen verbunden sind. Aus diesem Grund sollten alle Mitarbeitenden die Chance haben, an der Entscheidung für einen bestimmten Anbieter mitzuwirken. Aber auch wenn die Software angenommen und in den Arbeitsalltag integriert wird, ist es nötig, ausreichend Zeit einzuplanen, um die Mitarbeitenden mit allen Funktionen vertraut zu machen. Auch die Übertragung von bereits vorhandenen Datensätzen wird sicherlich einige Zeit in Anspruch nehmen. Die Implementierung einer Projektmanagement-Software ist selbst ein Projekt, das gründlich geplant und dokumentiert werden muss.

 

Die Auswahl und Einführung einer Content-Management-Software als Projekt verstehen

 

Die Auswahl und Einführung einer Content-Management-Software ist für jedes Unternehmen ein entscheidender Schritt, der gut geplant und präzise umgesetzt werden muss. Es ist ein Projekt, das Zeit und die Akzeptanz sowie die aktive Mitarbeit aller betroffenen Angestellten benötigt. Wer jedoch planvoll vorgeht und sich vor der Entscheidung die richtigen Fragen stellt, der wird schon bald die zahlreichen Vorteile dieser Systeme nicht mehr missen wollen.

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